部下が同じ質問を何度もしてくる時の対処法【メモも取らない】

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部下が同じ質問を何度もしてきたら、かなりイライラしますよね。

「コイツは私を怒らせたいんじゃないのか」

しかも同じ質問を、前回と同じテンションでのほほんとした顔で聞いてくるのです。さらに「メモも全然取らない」ので、余計に腹が立ちます。

くっ…、ダメだ胃に穴が開く…。胃に穴が開く前に何らかの対処が必要です。部下が同じ質問を何度もしてくる時の対処法です。

同じ質問を何度もしてくる部下を見ている上司

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え?また同じ説明するの?これ何の時間?

部下が同じ質問をしてきて何が嫌かと言えば「また同じ説明」をしないといけないってことですよね。

「私はお前の親じゃないんだ」

時間の無駄感が半端じゃありません。

さらに「一生懸命がんばった結果」なら、まだ情状酌量の余地はありますが、その同じ質問をしてくる部下は「メモも取らない」のです。

これはもう「情状酌量の余地なし」。

手ぶらの状態で「ふんふん」などと、説明を聞いているときは「いかにも分かった風」の相槌をしてきます。

ただ「その後は決まって」同じ質問をしてくるので、「なにこれ?俺ってもしかしてタイムワープしてる?」と感じるのです。

そして、イライラしながらもまた同じようにその部下に対して説明をすることになります。

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なぜ部下は同じ質問をしてくるのか

まずは根本的な問題として「なぜ部下は壊れたRadioのように何度も同じ質問をしてくる」のでしょうか。

100歩譲ったとして「2回まで」ならまだ理解できますよね。

ただし同じことを何度も質問してくる部下は、「2回目の質問なんて初めて質問したときと同じノリ」できます。

「むしろこれからやで」

と言わんばかりの態度です。

「なぜ」質問を繰り返すのかと言えば「教えられたことを覚えてないから」です。非常に単純です。

このようなときに、「ただ我慢してるだけ」では「第二の同じ質問繰り返し部下」に対応できません。

同じ質問をしてくる部下を一人見たときは「同じような部下は30人いる」という感じです。

何かしらの対応が必要になってきます。

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部下が同じ質問を何度もしてきたときの対処法

部下が同じ質問を何度もしてきたときの対処法は次の2つです。

  • 小学生でも分かるマニュアルを作る
  • 何が何でもメモを取らせる

具体的に見ていきましょう。

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小学生でも分かるマニュアルを作る

部下が同じ質問を繰り返してくるときに、「自分でできる最大限の努力」が「マニュアル作成」です。

相手に任せるのは諦めます。

「どうせコイツは明日も同じように聞いてくる」

このように考えると、「自分がマニュアルを作ったほうが早い」場合があります。確かに面倒ですが、長い目で見れば「一度マニュアルを作れば新人が入ってくるたびに使える」ので、費用対効果は高いですよね。

ただしマニュアルを作るときに注意したいのが、「分かりやすさ」です。

「小学生でも分かるレベル」のマニュアルを作ることが必要です。そうしないと、せっかくマニュアルを作ったのに「これってどういう意味ですか?」という質問が何度も来るようになります。

「ここでもか…」

天を仰ぐことがないように、できれば「写真や動画」などを利用して「視覚的に」マニュアルを作るのがおすすめです。

「マニュアル通りにやれば小学生でもできる」レベルが理想。こういったマニュアルを作って、作業が効率化されると「達成感」も半端じゃありません。

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何が何でもメモを取らせる

次の対処法は、「相手に強めに対応する」という方法です。

仕事の内容によっては「マニュアルをわざわざ作るほどでもない」ということも多いですよね。

そのため自分が「要領の悪そうな部下」に教えるときは、「まずはメモの用意」をさせます。

「メモを取らなかったら一言も喋らない」といった気概です。

「すみません、メモ帳とペン持ってません」などとふざけたことを言ってきたときは、「歩いて10分のところにファミマがあるので、そこで買ってきてください」ぐらい「かっちりとした対応」を取ります。

何度も同じことを質問してくる人は「どこか仕事をなめている」感じがあるので、「最初の段階」で厳しめに対応することも必要です。

ただなかには「メモを取ったのにメモを見ずにやる人」もいます。もしくは、「大事な部分をメモしてない」という人もいます。

こういう部下に当たった場合は、「一度大きく深呼吸をして心拍数を整えてから」冷静に対応しましょう。

「メモの意味!!どうなってんねん!!」

このようにイライラしてしまうと、こちらの精神上も良くありません。

たださすがに「メモを取らない」よりは「取った方が良い」のは間違いないので、「前進してることは前進してる」と前向きにとらえるしかありません。

部下に仕事を教えるときに「メモを取るように」とわざわざ言うのは「面倒くさい」ですが、これを言わないと「後からもっと面倒くさい」ことにつながります。

それに文字にすることにより、「こちらはちゃんと教えた」という「証拠」にもなります。

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まとめ

何度も同じ質問をしてくる部下を持つと、「本当に大変」です。

なぜなら「同じ人に同じことを何度も言う」というのは「めちゃくちゃ効率が悪い」からです。

さらにその部下が「全く悪びれずに聞いてくる」場合は「頭の血管が切れるんじゃないか?」というぐらいイライラします。

頭の血管は非常に大事なので、「相手には期待せず」に「自分にできること」に集中して精一杯取り組むほかありません。

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