会議が長い原因は「会議が好きな人」「ピントがずれている人」「ITを利用していない」

会議がだらだらと長い要因は何か

会議
出典:Pexels(pixabay)
会議というのは、その目的は会社の「利益を最大化するためのもの」である。会議のための会議、になってはならない。

利益を増やすには、売り上げを伸ばすか費用を削減するしかない。短期的な観点からいえば、この会議の時間というのは何も生産していないので、将来的に売り上げが伸びることに繋がる「無形固定資産」を積み重ねていく会議でなくてはならない。

つまり、「日々の業務の周知・確認」のために行われている会議はほとんど意味がない。その業務の周知・確認はされた上での会議でなくてはならないのではない。費用を削減するためか、売り上げを伸ばすための会議、つまり生産効率を上げなくてはならない。

「休日の土曜日の午前中に出勤して、会議をして帰る。もちろんサービス残業」という嘘みたいな会社もあるようだ。しかも、順番に「数字を報告するだけ」であり、毎週毎週、おっさんたちが2~3時間ほど顔を突き合わせて「じゃあ来週も」と続けている。

「全員が揃うのが土曜日しかない」ということらしいのだが、これはシステム的におかしい。

日本のおじさんはよく働いている日本の労働というのは、欧米と比べて労働時間が長い。その割に、一人当たりの生産性は低いことで知られている。協調性を重んじる日本の社会では、誰かが残業しているところで「おつかれース!」と中々帰れない。さらに、40代

そして、こういう「意味のない会議」が行われている会社には、往々として、「会議が好きな人」がいるのである。

その人は「会議自体が好き」なのであり、その会議の中身の話題では「否定的」に入ることが多い。自分からは提案をせず、他人の意見の重箱の隅をつつくのを生きがいとしている。

もし、自分の会社が「この時間って何なの?」というような会議ばかりをしている場合には「自分の出来る範囲で」改善をしていかなくてはならない。それには、その会議が長くなっている原因を「個別的に」探る必要がある。

ピントがずれている人はいないか

まだまだ、若いころは、この会議というには、あまり縁がない。会社によっては、会議の議事録がメールに添付されていることがあるが、それをじっくりと見る人は多くないだろう。もしくは、この議事録がないような会社もあると思われる。そうした会議では何も決まっていないと考えたほうがよい。

会議をしていると、本当に「どうしようもない人」がいる。新しいことを言わないで、ダメなところを率先していう。さらに、ピントがずれている。

例えば、サッカーでいうと「どうやって点を取るか」という会議があったとする。すると、普通は「サイドから重点的にクロスを上げよう」とか「細かくパスをつないでいこう」とか、「点を取るという目的に向かってどう全員が動くか」ということを話す。

しかし、そういう時に「ピントがずれている」人は言う。やれやれといった具合に。大きな声で頓珍漢なことを、何の恥ずかし気もなく。

「そういったことを考えるのではなく、もっと基本的なこと、そうだな、しっかりボールを止めて蹴る、ということを重視すべきだ」などと言い出す。

いや、それは全員分かってる上で話してます的な。ただ、ややこしいのは「完全に間違ってはいない」という点。ピントがずれている。こういったピントがずれている人が提案することは、責任を取るようなことは言わない。こういった人は「なぜか責任回避能力」が異常に高い。そして、「数値化」というのを異様に拒む。

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会議を朗読会と勘違いしている人がいる

会議が長いと感じている人はおそらく、その会議での決定権がない人だろう。または、形式上の決定権はあっても、実際はない、みたいな。「会議自体が好き」な上司がいる人たちは苦労する。本当にいる、会議好きな人は。延々と一人でしゃべり続けて、恍惚の表情を浮かべている人が。

要点・概要を言えばいいいのに、丁寧に資料を一字一句読み上げる。今にも昇天しそうな顔で。

こういう時は、ノートパソコンを持ち込んで「仕事」をするしかないだろう。何も資料を読んでいるだけの「朗読会」に付き合う必要はない。最初にざっと読んで、要点を把握して「重要そうなところ」を早くして、「疑問点を1つ」ぐらい思い浮かべたらそれで充分だ。

もし会議にノートパソコンを持っていくことができない環境の人は、そこは持ち込めるようにするべきである。「紙のペーパーだけしか持ち込めない」というのは、今の時代に合っていないのは明らか。

意味のない会議の時間は内職をするということも考えないといけない。時々、適当に頷きながらキーボードをたたけばいいだろう。

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スカイプなどを利用できないのか

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出典:Unsplash(pixabay)

おそらく、これからはもっと増えてくるだろう。スカイプなどを利用しての会議。ITを利用するということ。

しかし、それでも顔を直に見てしゃべらないと伝わらないこともある。紙やデータだけでは、どの部分が重要なのか、というのが読み手によって違うことも多々ある。メールなどの文字情報だけでは、受け取り側によって「いろんな説」が生まれてきやすい。

ただ、全員が別々の場所で働いていて「数字だけを報告しないといけない」場合もある。直接顔を見合わせなくてもいいような会議。そういったときはITを使うことができないか考えるべきだ。こういう会議のメリットの一つとして、「延々と朗読する人」というのは少なくなる。なぜなら、「違和感」がある。パソコンに向かって朗読することに。さらに、こういった会議の場合は、資料も事前にデータとして送付することになるので「紙を使わなくても済む」という、今すぐできるコスト削減の利点もある。最近は紙も高い。これは会社員になると実感することである。

ここまでは「会議が長い」デメリットを書いてきたが、こういった会議が「全て不要」というつもりもない。

そこでのコミュニケーションが意外と重要なこともあるので、もしグダグダな会議をしているとしたら、急にスパッとやめるのではなく、「徐々にグダらない会議」にすることが大切ではないだろうか。いままで「慣習的」に会議を行っていることも多いと思うが、一度、立ち止まって冷静に考えるべきである。

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まとめ

  • 会議の時間も「人件費」が消費されているので、それに見合うだけの「収益」を考えることが必要。
  • 上司に会議好きな人がいる場合は、ドンマイとしか言えない。徐々に変更する。
  • ITを利用することができないのか考える。
上司は選べない有名な話では、イチローも仰木監督に出会うまでは「振り子打法とかふざけすぎ」という理由で2軍生活を送っていた。イチローもイチローで、そういった指摘をされても振り子を辞めなかったらしい。しかし、仰木監督にその才能を見出されて一気に

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