会議がだらだらと長い要因は何か
会議というのは、会社の「利益を最大化するためのもの」です。会議のための会議であってはなりません。
利益を増やすには、売り上げを伸ばすか費用を削減するしかありません。短期的な観点からいえば、会議の時間というのは何も生産していないです。そのため、将来的な売り上げに繋がる「無形固定資産」に会議の時間を変えていく必要があります。
つまり、「日々の業務の周知・確認」のために行われている会議は全く意味がないのです。その業務の周知・確認は済んだ上での会議でなくてはなりません。費用を削減するためか、売り上げを伸ばすための会議、つまり生産効率を上げるのが目的の会議。
「休日の午前中に出勤して、会議だけして帰る。もちろんサービス残業」という嘘みたいな会社もあります。しかも、その会議で何をしているのかといえば、「無意味な会議」。おっさんたちが順番に「ただ数字を報告するだけ」であり、毎週毎週、おっさんたちが2～3時間ほど顔を突き合わせて「じゃあ来週も」と続けています。
なにが「じゃあ」なのか意味不明です。
「全員が揃うのが休日しかない」ということだったら、これはシステム的におかしいです。
そして、こういう「意味のない会議」が行われている会社には、確実に「会議が好きな人」がいます。
その人は「会議自体が好き」で、もっと言えば「おしゃべり好き」なのです。そして、そういう人はどんな話題でも「否定的」に入ることが多いです。自分からは何も提案をせず、他人の意見の重箱の隅をつつくのを生きがいとしているおしゃべり好きというイメージです。困りますね。
もし、自分の会社で「この時間って何なの？」というような会議ばかりをしている場合は「自分ができる範囲で」改善しましょう。それには、その会議が長くなっている原因を「具体的に」探る必要があります。
ピントがずれている人はいないか
若いころは、会議というものにあまり縁がないですよね。会社によっては、会議の議事録がメールで添付されることもありますが、それをじっくりと見る人は少ないです。もしくは、この議事録がない会社もあります。
議事録も作られていない会議では、「何も決まっていない」と考えたほうがいいです。議事録を作る意味がないので作っていないということです。
会議をしていると、本当に「どうしようもない人」がいます。建設的なことは何も言わず、ダメなところを率先して言う。さらに、ピントがずれている。
例えば、サッカーでいうと「どうやって点を取るか」という会議があったとします。すると、普通は「サイドから重点的にクロスを上げよう」とか「細かくパスをつないでいこう」とか、「点を取る目的に向かってどう全員が動くか」ということを話します。
しかし、そういう時に「ピントがずれている」人は言います。やれやれといった具合に。大きな声で頓珍漢なことを、何の恥ずかし気もなく。
「そういったことを考えるのではなく、もっと基本的なこと、そうだな、しっかりボールを止めて蹴る、ということを重視すべきだ」などと言い出すのです。
いや、それは全員分かってる上で話してるんだと。ただ、ややこしいのは「完全に間違ってはいない」という点。確かにボールを止めて蹴るのは重要なのです。
ただしピントがずれています。今の議題とはズレている。こういったピントがずれている人が提案することは、責任を取るようなことは言いません。こういった人は「なぜか責任回避能力」が異常に高いのです。そして、「数値化」というのを異常に拒みます。
会議を朗読会と勘違いしている人がいる
会議が長いと感じている人は、その会議での決定権がない人です。または、形式上の決定権はあっても、実際はない、という場合がほとんどです。「会議自体が好き」な上司がいる人たちは苦労します。本当にいるのです、会議好きな人は。延々と一人でしゃべり続けて、恍惚の表情を浮かべている人が。
要点・概要を言えばいいいのに、丁寧に資料を一字一句読み上げます。さらに、よく分からない「謎の自論」もふんだんに盛り込んできて、今にも昇天しそうな表情がやけに鼻につくのです。
こういう時は、ノートパソコンを持ち込んで「仕事」をするしかないです。何も資料を読んでいるだけの「朗読会」に付き合う必要はありません。最初にざっと資料を読んで、要点を把握して「重要そうなところ」を早く目を通して、「疑問点を1つ」ぐらい思い浮かべたらそれで充分です。
もし会議にノートパソコンを持っていくことができない環境の人は、そこは持ち込めるようにするべきです。馬鹿みたいに真面目におっさんの朗読会を黙って聞くのは、大切な人生において時間の無駄以外の何物でもありません。
「紙のペーパーだけしか持ち込めない」というのは、今の時代に合っていないのは明らか。
意味のない会議の時間は内職をするということも真剣に考えないといけないです。時々、適当に分かってます的な雰囲気で相槌を打ちながらキーボードをたたけば全く問題ありません。
スカイプやZOOMを利用できないのか
おそらく、これからは状況的にもっと増えてきます。スカイプやZOOMなどを利用しての会議。
しかし、それでも顔を直に見てしゃべらないと伝わらないこともあります。紙やデータだけでは、どの部分が重要なのか、というのが受け取り側によって解釈が違うことも多々あります。さらにメールなどの文字情報だけでは、受け取り側によって「いろんな説」が生まれやすいです。
ただ、全員が別々の場所で働いていて「数字だけを報告しないといけない」場合もあります。直接顔を見合わせなくてもいいような会議。そういったときはITを使うことができないか考えるべきです。
こういう会議のメリットの一つとして、「延々と朗読する人」というのは少なくなります。なぜなら、「違和感」があるからです。パソコンに向かって朗読することに。さらに、こういった会議の場合は、資料も事前にデータとして送付することになるので「紙を使わなくても済む」という、今すぐできるコスト削減の利点もあります。最近は紙も高いです。
ここまでは「会議が長い」デメリットを書いてきましたが、こういった会議が「全て不要」と言うつもりもありません。
そこでのコミュニケーションがことのほか重要な場合もあるので、もしグダグダな会議をしているとしたら、急にスパッとやめるのではなく、「徐々にグダらない会議」にすることが大切です。今まで「慣習的」に長い会議を行っていることも多いと思うが、一度、立ち止まって冷静に考えるべきです。
まとめ
- 会議の時間も「人件費」が消費されているので、それに見合うだけの「収益」を考えることが必要。
- 上司に会議好きな人がいる場合は、ドンマイとしか言えない。徐々に変更する。
- ITを利用することができないのか考える。
